Humanitas werkt steeds meer datagedreven

11 mei 2019

Humanitas was zelf al een flink eind op weg in het ontwikkelen van een data-oplossing. Daarmee waren ze voor ons de ideale kandidaat voor het maatschappelijke doelen project dat we wilden oppakken ter gelegenheid van het tienjarig bestaan van Gibbs. Met een dashboard in Microsoft Power BI hebben we het project een flinke stap verder kunnen helpen.

Met meer dan 80 lokale afdelingen is Humanitas een van de grootste Nederlandse vrijwilligersorganisaties. "Onze vrijwilligers bieden tijdelijk ondersteuning aan mensen die het zelf even niet redden ", vertelt Heleen de Boer, projectmanager Monitoring & Evaluation bij Humanitas. "We bieden maatschappelijke ondersteuning op verschillende terreinen. We onderscheiden zelf zes thema's: eenzaamheid, rouw en verlies, opvoeden, opgroeien, detentie en thuisadministratie. Binnen deze thema’s bieden afdelingen verschillende activiteiten aan."

Schat aan informatie beschikbaar

"Met onze schaalgrootte beschikken we over een schat aan informatie, zowel op landelijk als op lokaal niveau. Dan praat je over financiële gegevens en informatie over onze activiteiten, deelnemers en vrijwilligers. Als die op een goede manier beschikbaar is, ondersteunt dat de lokale afdelingen bij de aansturing. En ook voor het landelijk bureau is dit natuurlijk waardevolle informatie."

Zelf al gestart met koppelen van data

"Daarom zijn we enkele jaren geleden al gestart begonnen met het koppelen van gegevensbestanden. Ons doel was om alle informatie vanuit één rapportagesysteem beschikbaar te maken. Zodat niet iedereen eigen spreadsheets en grafiekjes hoefde te gaan maken."

Dashboard met stuurinformatie op afdelingsniveau

"Er was dus al flink wat technisch voorwerk gedaan", vertelt Frederique Baas, projectcoördinator namens Gibbs. "Humanitas moest nu een analyseslag gaan maken: welke informatie wil je beschikbaar hebben en hoe kun je dat het beste presenteren? Ze zochten een dashboard dat op afdelingsniveau stuurinformatie biedt. Met op termijn wellicht ook de mogelijkheid om te benchmarken ten opzichte van landelijke cijfers."

Dataregistratie blijkt een knelpunt

Gibbs realiseerde een dashboard voor Humanitas, mede op basis van de input van een aantal lokale afdelingen. "Dat ontwikkelproces heeft veel opgeleverd", geeft Heleen de Boer aan. "Zo werd opnieuw zichtbaar dat dataregistratie vaak een knelpunt is. Veel afdelingen ervaren het als een extra klus waar ze zelf weinig profijt van hebben."

Belang van goede dataverzameling werd zichtbaar

"De pilot liet de deelnemende afdelingen de potentie en de sturingskracht van een dashboard zien. En ook het belang van een goede dataverzameling werd in één klap duidelijk. Ook werd het belang van eenduidige definities nog eens extra helder. Hoe kleiner de verschillen in registratie en meting, hoe beter we de gegevens met elkaar kunnen vergelijken."

In een stroomversnelling en veel meer draagvlak

"Er ligt nu een gebruiksvriendelijk en mooi dashboard, waar we zelf verder mee aan de slag kunnen. We hebben nog de nodige stappen te zetten, maar dankzij de kennis en ervaring van Gibbs is het project wel in een stroomversnelling gekomen. En dankzij de pilot is er veel meer draagvlak gekomen voor het project."

Labels: Grey